Apa harus Paperless Office System

Perkembangan Teknlogi Informasi dan komunikasi telah berada ditengah-tengah kita. Berbagai kemudahan dan tantangan dengan kehadiran Teknologi Informasi ada didepan kita, dengan tidak dapat mengesampingkan adanya ancaman dan dampak negatif yang juga akan muncul.

Manfaatnya kita tuliskan disini jika Paperless Office System diterapkan, antara lain dan tidak terbatas pada :

1. Efisien waktu. Kecepatan distribusi dan kecepatan pencarian menjadi karakteristik penting dari keberadaan Paperless Office System. Keuntungan pada aspek waktu, sangat kelihatan jika individu-individu yang terlibat pada sistem ini terdistribusi dalam wilayah yang luas atau jaraknya jauh, dan memiliki mobilitas tinggi.

2. Manajemen Dokumentasi lebih baik. Dengan penataan data yang  rapi maka semua dokumen bisa terekam dan disimpan sangat baik. Jika suatu saat dilakukan pelacakan maka akan sangat terasa manfaat dari adanya Paperless Office System.

3. Kenyamanan kerja lebih baik. Aspek ini menekankan pada pola komunikasi yang cepat dan akurat dapat diwujudkan, sehingga bisa mengurangi kesalahpahaman.

4. Mendukung terjadinya keputusan yang lebih baik. Pada aspek ini dimungkinkan terjadinya penyajian informasi dan komunikasi yang lengkap dan dapat dilakukan pelacakan permasalahan berdasarkan dokumen yang tersimpan secara rapi.

5. Manajemen lebih terkendali. Maksud dari aspek ini yaitu bahwa penerapan Paperless Office System dapat dimungkinkan jika aplikasi yang diterapkan menyertakan fasilitas evaluasi dan pemantauan setiap Surat Keputusan yang diterbitkan yang memerlukan laporan dan evaluasi hasil kerja.

6. Membaiknya citra organisasi. Dengan semakin baiknya manajemen dan pelayanan yang diakibatkan dengan berbagai penyajian informsi yang akurat dan cepat maka akan memberikan nilai positif bagi pihak manapun yang berhubungan dengan organisasi tersebut.

7. Aspek Biaya. Secara rinci aspek biaya belum dapat dijelaskan, karena pada kenyataannya penerapan Paperless Office System memerlukan investasi dan biaya perawatan yang tidak sedikit. Yang lebih nyata, organisasi dapat bersaing dengan kompetitor karena kini hampir semua organisasi berlomba menjadi organisasi yang terbaik.

About me