Paperless Office System

Era teknologi Informasi memiliki peluang dikembangannya komunikasi secara online dan dapat meninggalkan penggunaan kertas untuk surat menyurat dan dokumen dalam sebuah kantor dengna penerapan Paperless Office System.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam Paperless Office System antara lain:

1. Aspek SDM (Pengguna). Tahap awal yang perlu dirintis yakni pada level paling atas, diikuti level lebih bawah dst. Jika dalam organisasi pada level atas masih sulit, perlu diujicoba pada bagian tertentu yang sudah familiar dengan TI.

2. Aspek Dokumen. Tahap awal dimulai pada jenis dokumen yang tidak sering didistribusikan, dan dibuat sistem dobel yakni offline dan online, misal tentang Surat Keputusan, Dokumen Hasil rapat, Dokumen petunjuk pelaksanaan, Dokumen Job Diskripsi, Portofolio,  Statua, dll.

Sistem Online akan secara penuh diberlakukan setelah dipastikan setiap individu pada level tertentu sudah dapat membuka dan membaca dokumen online.

3. Aspek Sistem Aplikasi. Dokumen online disimpan dalam aplikasi yang terproteksi dan berjenjang hak aksesnya. Tentang aplikasi menitik beratkan pada keamanan data dan kemudahan pemakaian.

4. Aspek Sosialisasi. Individu yang memiliki hak akses tertentu dilatih untuk mengakses sistem agar dapat melakukan berbagai aktifitas sesuai fasilitas dalam sistem. Perubahan kebiasaan perilaku perlu diwujudkan untuk disesuaikan dengan Paperless Office System, dengan memperkenalkan sistem yang akan dipakai.

5. Aspek Sarana Pendukungan. Ketersediaan sarana yang diperlukan untuk mewujudkan Paperless Office System perlu disediakan secukupnya, antara lain, tidak terbatas pada : Kebijakan, Hardware, Infrastruktur Jaringan, SDM tenaga bantu, Dana, dan Forum komunikasi, dll.

6. Aspek Komunikasi. Hal ini memerlukan seorang visioner untuk dapat menjelaskan kenapa Paperless  Office System diberlakukan. Pembicaraan diawal sebelum Paperless  Office System diluncurkan perlu adanya forum untuk penyampaian dan mewujudkan persaman persepsi dan tujuan.

About me